Zakelijke maaltijden onbelast vergoeden: hoe zit het precies?

Voor maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter geldt een gerichte vrijstelling. Hoe zit het precies?

Als maaltijden meer dan 10 procent zakelijk zijn, gaat het om een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter (zakelijke maaltijd).

In de volgende situaties is in elk geval sprake van een zakelijke maaltijd:

  • als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten;
  • bij al dan niet verwacht overwerk of werk op koopavonden;
  • therapeutisch mee-eten;
  • werkzaamheden aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens;
  • als de maaltijd onderdeel is van tijdelijke verblijfskosten.

Als een werkgever een zakelijke maaltijd vergoedt, kan hij de werkelijke kosten onbelast vergoeden. Hij mag ook aansluiten bij het normbedrag voor maaltijden in bedrijfskantines van € 3,35. Het maakt daarbij niet uit of de werknemer de kosten voor de maaltijd maakt in een restaurant, bij een bakker of supermarkt.

Therapeutisch mee-eten

Sommige werknemers in de gezondheids- of welzijnszorg zijn op grond van een publiekrechtelijke regeling of (collectieve) arbeidsovereenkomst verplicht samen te eten met de hen toevertrouwde patiënten, pupillen of bewoners. Voor dit therapeutisch mee-eten hoef je bij deze werknemers niets bij het loon te tellen.

Studiedagen

De kosten van maaltijden tijdens studiedagen zijn gericht vrijgesteld. Dit is een zakelijke maaltijd en deze mag je onbelast verstrekken of vergoeden.

Tijdelijke verblijfskosten

Maaltijden als onderdeel van tijdelijke verblijfskosten zijn onbelast. Hiervoor geldt een gerichte vrijstelling. Hiervan is sprake bij:

  • dienstreizen;
  • zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek;
  • werkzaamheden op niet-permanente locaties, bijvoorbeeld door wegenbouwers, bouwvakkers en medewerkers van een filmcrew;
  • reizen van mobiele en ambulante werknemers, bijvoorbeeld vertegenwoordigers en accountants.

Tijdelijk verblijf

In de volgende twee gevallen is sprake van tijdelijk verblijf:

  1. bij een ambulante werknemer;
  2. bij een werknemer die om zakelijke redenen woon-werkverkeer heeft tussen een tijdelijke verblijfplaats en zijn werkplek, bijvoorbeeld bij tijdelijke projecten of tijdens de wettelijke proeftijd.

Ambulante werknemers

Een werknemer is ambulant als:

  • hij vanuit zijn woning naar steeds verschillende arbeidsplaatsen reist.
  • hij doorgaans op ten minste 1 dag per week heen en weer reist tussen zijn woning en dezelfde arbeidsplaats en hij dat doet op maximaal 20 dagen (het 20-dagencriterium).

Let op: is de werknemer niet meer ambulant dan is vanaf dat moment de vergoeding loon van de werknemer. Je kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon. Dit komt dan ten laste van de vrije ruimte.

Geen zakelijke maaltijd

In de volgende situaties is geen sprake van een zakelijke maaltijd:

  • maaltijden in bedrijfskantines;
  • maaltijden tijdens personeelsuitje/feest met overwegend consumptief karakter.

Deze maaltijden reken je tot het loon. Je kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon. Dit komt ten laste van de vrije ruimte.