Onbelaste bonus via de werkkostenregeling: hoe doe je dat?

De werkgever kan met de werkkostenregeling verschillende zaken belastingvrij aan werknemers vergoeden, bijvoorbeeld een bonus.

De werkgever mag een percentage van de totale fiscale loon (de vrije ruimte) besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor de werknemers.

Vrije ruimte

Met ingang van 2020 is de vrije ruimte vergroot. In verband hiermee is voor de berekening van de vrije ruimte een tweeschijvenstelsel ingevoerd:

  1. tot en met het fiscale loon van € 400.000 een vrije ruimte van 1,7 procent.
  2. over het meerdere van het fiscale loon een vrije ruimte van 1,2 procent.

Vanwege de coronacrisis is de vrije ruimte verhoogd naar 3 procent van de loonsom voor de eerste €400.000 van de loonsom. Tot dit bedrag zijn alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers onbelast en hoeft de werkgever ook geen belasting af te dragen. In 2021 gaat de vrije ruimte weer omlaag. De vrije ruimte wordt dan berekend als 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met € 400.000 plus 1,18 procent van het restant van die loonsom.

Eindheffing

Als de werkgever met alle vergoedingen en verstrekkingen in het jaar 2020 boven de vrije ruimte van 3 procent uitkomt, dan betaal je 80 procent loonbelasting over het meerdere via een eindheffing. De vergoeding of verstrekking blijft voor de werknemers belastingvrij.

Gebruikelijk

Als je iets in de werkkostenregeling wilt onderbrengen, moet dit voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Dat betekent dat de vergoeding of verstrekking niet meer dan 30 procent mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het moet dus gebruikelijk zijn dat de werknemer vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang onbelast krijgt en dat de werkgever de loonbelasting/premie volksverzekeringen via de eindheffing voor zijn rekening neemt

Voorbeeld bonus

De werkgever geeft een aantal werknemers elk jaar een belaste bonus van €6.000. Deze werknemers krijgen dan netto elk ongeveer €3.000. Dit jaar geef je dezelfde werknemers dezelfde bonus, maar dan onbelast. Iedere werknemer krijgt dan netto €6.000. Je mag de bonus dan niet aanwijzen als eindheffingsloon, omdat dit ongebruikelijk is.

€2.400

Een doelmatigheidsgrens van €2.400 geldt per werknemer per jaar. Tot dit bedrag gaat de Belastingdienst ervan uit dat een vergoeding of verstrekking voldoet aan het gebruikelijkheidscriterium en hoef je in principe geen naheffingen te verwachten.

Let op: het bedrag van €2.400 geldt in alle redelijkheid, dus bijvoorbeeld niet voor zover het loon van de werknemer lager is dan de bedragen waar hij recht op heeft volgens de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag, of als stagiair.