Carpoolen en een onbelaste vergoeding

Carpoolen en een onbelaste vergoeding, kent u de spelregels nog? Als een werkgever met de chauffeur heeft afgesproken dat de chauffeur met de eigen auto ook andere werknemers ophaalt, dan kan de chauffeur een onbelaste kilometervergoeding krijgen van maximaal € 0,19 voor de totale afstand, inclusief de omrijkilometers. De omrijkilometers zijn dan als zakelijke kilometers aan te merken. Voor de werknemers die meerijden is dan echter sprake van vervoer vanwege de werkgever. Voor de gecarpoolde kilometers komen die werknemers daardoor niet in aanmerking voor een onbelaste vergoeding. De werkgever die de bestuurder een vergoeding van € 0,29 per kilometer geeft onder de verplichting dat hij collega’s meeneemt naar het werk, organiseert feitelijk het vervoer voor de collega’s van de chauffeur. In zo’n geval kunnen deze collega’s geen onbelaste vergoeding krijgen (vervoer vanwege de werkgever). Van de vergoeding die de bestuurder ontvangt is dan € 0,10 (€ 0,29 – € 0,19) loon. Dat kan de werkgever eventueel ten laste van zijn vrije ruimte brengen. Het is niet mogelijk dat de werkgever deze € 0,10 ″op papier″ toekent aan een meerijder, die in verband met het carpoolen een ″afstandsverklaring″ invult ten gunste van de bestuurder. De werkgever betaalt aan de bestuurder dan feitelijk een bovenmatig bedrag, terwijl bovendien voor de meerijder sprake is van vervoer vanwege de werkgever.

Als de chauffeur en de meerijder(s) onderling, zonder meerijregeling van de werkgever, hebben besloten om te gaan carpoolen, kan de werkgever aan de chauffeur maar ook aan de meerijder(s) de onbelaste vergoeding betalen van maximaal € 0,19 per kilometer. In dat geval mag de werkgever echter geen onbelaste vergoeding geven voor eventuele omrijkilometers, omdat de omrijkilometers in dat geval een privé-karakter hebben. Als de meerijders op grond van de onderlinge afspraak (een deel van) hun vergoeding aan de chauffeur geven (de meerijder heeft immers tijdens het meerijden geen reiskosten) heeft dat geen fiscale gevolgen. Dan is er namelijk geen sprake van vervoer vanwege de werkgever. Dat de werkgever feitelijk aanwijst welke werknemers op een bepaalde arbeidsplaats worden verwacht brengt hierin geen verandering, tenzij hij aanwijst wie de chauffeur is en wie de chauffeur meeneemt, of als hij zich anderszins in het carpoolen mengt. Het moet immers een vrije keuze van de werknemers blijven. Ook een belangstellingsregistratie (bijvoorbeeld in de kantine of via intranet) leidt niet tot vervoer vanwege de werkgever, als daaruit voor de werknemers geen carpoolverplichtingen jegens de werkgever voortvloeien. Er is dan geen sprake van ″door de werkgever georganiseerd vervoer″.

Wij zijn van Elst & Oosterbaan!